5 dicas para organizar agenda do consultório

10/07/2019

Organizar agenda do consultório pode trazer uma série de benefícios à gestão do negócio. Dentre eles, a amenização de conflitos de horário e a otimização do atendimento.

Entretanto, para que a empresa usufrua dessas vantagens e oferte um serviço mais satisfatório ao cliente, é necessário adotar medidas que ordenem o registro de agendamentos de consulta e de informações do paciente.

Tendo em vista a importância do bom gerenciamento dos compromissos para o aprimoramento dos serviços prestados pela clínica, elencamos 5 dicas de organização de agenda. Não deixe de conferir!

1. Conte com uma agenda eletrônica

Adotar uma agenda eletrônica pode trazer inúmeros benefícios à administração da empresa. Além de substituir o papel, a ferramenta facilita o registro e a marcação dos compromissos da clínica.

Com ela, torna-se mais fácil inserir e modificar informações do paciente e visualizar horários disponíveis para aqueles que desejam realizar consultas. Isso viabiliza a otimização dos processos de monitoramento da agenda e, também, a organização da rotina do consultório.

2. Use o Google Calendar

O Google Calendar também pode contribuir para melhor organizar a agenda do consultório odontológico. Isso porque as funções da ferramenta permitem que qualquer computador ou dispositivo móvel possa acessar as informações nela registradas sem que seja necessário o acesso à internet.

É possível, ainda, compartilhar o calendário com mais pessoas. Desse modo, secretários e colaboradores podem visualizar os compromissos e programar a rotina com base nos registros.

3. Envie lembretes aos pacientes

Uma das maiores causas do absenteísmo em clínicas é o esquecimento. Por esse motivo, um bom gerenciamento da agenda passa, também, pela cultura de enviar lembretes antes da consulta para que os pacientes cumpram o compromisso firmado.

Para que isso se torne rotina, entretanto, é indispensável uma boa organização dos horários e dos agendamentos. Dessa forma, a secretaria poderá verificar os atendimentos do dia e entrar em contato com os clientes ou enviar mensagens de confirmação.

4. Utilize um software de automação

Os softwares de automação e controle on-line também podem ser integrados ao consultório para auxiliar na organização da agenda.

Por meio dessas ferramentas, é possível disponibilizar agendamentos on-line e facilitar aos funcionários o gerenciamento das consultas. Dessa forma, o trabalho da secretaria é otimizado e os processos podem ser simplificados, tanto para o cliente quanto para o colaborador.

5. Mantenha um intervalo de segurança

Para manter uma agenda organizada, é necessário que os registros nela realizados estejam alinhados com a realidade do consultório. Para que isso aconteça, é importante saber o tempo médio de consulta para cada atendimento. Dessa forma, é possível prever o tempo de espera do paciente em cada caso e manter intervalos de segurança ao marcar compromissos.

A estipulação de uma margem segura de horários permite que o cliente não espere demais e que, da mesma maneira, o profissional não tenha que reservar tempo ocioso entre os atendimentos. Sem dúvida, tal gerenciamento de intervalos viabiliza a oferta de um serviço mais satisfatório e eficiente.

Organizar agenda do consultório é fundamental para a boa gestão do negócio e para a otimização do atendimento ao cliente. São incontáveis os benefícios decorrentes do gerenciamento adequado das consultas. Para usufruir dessas vantagens, entretanto, é indispensável implementar mecanismos e ferramentas, como as mencionadas acima, que auxiliem na ordenação correta dos compromissos.

E então? Gostou das nossas dicas? Compartilhe e comente a sua experiência conosco!

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