Esse setor é o principal responsável pela impressão inicial que o paciente vai ter sua clínica
Quando um paciente vai até a clínica pela primeira vez, a recepção é a principal responsável pela impressão inicial que ele tem sobre o trabalho realizado pela clínica. As ligações feitas, o processo de marcação de consultas, a sala de espera, o preenchimento de dados básicos são realizados na recepção. E como aquele velho ditado – a primeira impressão é a que fica – ainda faz muito sentido, o paciente precisa ser bem atendido desde o primeiro contato.
Veja as funções mais comuns do profissional responsável pela recepção:
1 – Gerenciar a agenda do dentista: isso vai desde a marcação até preencher as ausências quando elas surgem. Exige que o profissional seja bastante organizado e atento a qualquer mudança que acontece na rotina do dentista, além de garantir que os pacientes estejam cientes do compromisso com o profissional.
2 – Fazer a recepção dos pacientes: simpatia é essencial aqui. O profissional precisa se mostrar sempre disposto a ajudar o paciente, ser compreensivo nas queixas e agilizar o máximo possível o atendimento. Também deve funcionar como um filtro de problemas, resolvendo o que puder.
3 – Documentação do paciente: muitas vezes cabe à pessoa responsável pela recepção arquivar todos os documentos gerados, de forma a facilitar a busca futura por eles quando o dentista precisar. Mais uma vez, organização se torna fundamental, por um sistema eficiente poupa tempo no futuro.
4 – Pós-atendimento: o contato com o paciente no pós atendimento é importante para o processo de fidelização. Pequenos pontos, como contatos pós-procedimentos, podem ser agregados à rotina e possibilitarão um impacto grande no público final.
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Agora, vamos pensar no perfil do profissional de recepção:
1 – Pontualidade: se você espera que a sua clínica seja vista como um bom local que presta serviços odontológicos, o básico é cumprir os horários combinados. Imagina deixar o paciente esperando no lado de fora da clínica, porque a recepcionista se atrasou?! Isso é péssimo para a imagem da Dental Arte.
2 – Organização: já ficou bem claro que para cuidar de maneira satisfatória de uma recepção, a pessoa precisa ser muito organizada. Fazer o controle da agenda exige isso e garante o retorno dos pacientes.
3 – Pró-atividade: um dos pontos centrais do trabalho na recepção é garantir que a agenda do dentista esteja sempre cheia. Para isso, é necessário que a recepcionista entre em contato com os pacientes, oferecendo os serviços da clínica.
4 – Bom relacionamento interpessoal: o profissional da recepção deve saber lidar bem com pessoas, ter empatia, entender os problemas e saber resolvê-los. Isso é fundamental para lidar com atrasos, por exemplo.
